Contenu
- Qui peut demander des dossiers médicaux
- Quels enregistrements peuvent être fournis
- Enregistrements que votre fournisseur peut refuser
- Comment demander vos dossiers médicaux
- Coût du service
- Pour un médecin qui n'est plus en pratique
- Correction des erreurs
- Un mot de Verywell
Historiquement, les dossiers médicaux étaient conservés et conservés par le fournisseur de soins primaires. Ces dernières années, une tendance est apparue qui a vu les patients assumer la responsabilité du stockage et de la maintenance de leurs propres dossiers médicaux.
À moins que vous ne soyez dans un système de soins de santé qui vous donne accès à vos dossiers médicaux électroniques (DME), vous devrez prendre des mesures pour demander des copies pour vous-même.
Selon la loi de 1996 sur la portabilité et la comptabilité de l'assurance maladie (HIPAA), vous avez le droit d'obtenir des copies de la plupart de vos dossiers médicaux, qu'ils soient conservés électroniquement ou sur papier. Il s'agit notamment des notes du médecin, des résultats des tests médicaux, des rapports de laboratoire et des informations de facturation.
Qui peut demander des dossiers médicaux
Bien que conçues pour protéger votre vie privée, les réglementations HIPAA sont si étendues que de nombreux fournisseurs ne savent toujours pas comment les appliquer. Cela peut parfois rendre difficile l'obtention de vos dossiers, même si vous y avez pleinement droit.
Selon HIPAA, vous avez le droit de demander des dossiers médicaux dans ces circonstances:
- Vous êtes le patient ou le parent ou tuteur du patient dont les dossiers sont demandés.
- Vous êtes un soignant ou un avocat qui a obtenu la permission écrite du patient. Dans certains cas, le fournisseur de soins de santé vous fournira un formulaire d'autorisation que le patient doit remplir.
Beaucoup de gens supposent que seuls eux ou leurs délégués peuvent obtenir des copies de leurs dossiers médicaux. En vertu de la loi, d'autres personnes ou organisations peuvent également avoir ce droit.
Cela comprend non seulement votre médecin de soins primaires, mais également les entités tierces couvertes auxquelles vous avez peut-être sciemment ou inconsciemment accordé le droit lors de la signature d'un formulaire d'admission ou d'inscription d'un patient. Ceux-ci incluent non seulement les médecins, mais aussi des organisations telles que les compagnies d'assurance, les hôpitaux, les laboratoires, les maisons de soins infirmiers, les centres de réadaptation et les prestataires de services de facturation.
Aujourd'hui, certaines personnes demandent même que leurs informations médicales soient partagées avec des applications mobiles (telles que celles qui surveillent votre santé cardiaque ou votre diabète). En vertu de la HIPAA, vous avez le droit de demander cela, étant entendu que le médecin qui publie les informations n'est pas responsable de la façon dont le fournisseur d'applications mobiles utilise ou sécurise vos informations.
À cette fin, il est dans votre intérêt de lire tout enregistrement médical ou document d'admission pour bien comprendre les droits que vous accordez et avec qui vos informations peuvent être partagées.
Quels enregistrements peuvent être fournis
Bien que vous ayez droit à la plupart de vos dossiers médicaux, il y en a certains que les fournisseurs de soins de santé peuvent refuser. L'âge d'un ensemble particulier de dossiers peut également affecter la capacité à les obtenir - la plupart des prestataires, y compris les médecins, les hôpitaux et les laboratoires, sont tenus de conserver les dossiers médicaux des adultes pendant au moins six ans, bien que cela puisse varier d'un État à l'autre.
La durée de conservation des dossiers pour les enfants est également réglementée. Selon l'état, les dossiers d'un enfant doivent être conservés pendant trois à 10 ans au-delà de 18 ou 21 ans.
Parmi les différents documents que vous avez le droit d'obtenir:
- Toute note ou enregistrement qu'un fournisseur a lui-même créé
- Tous les résultats de diagnostic pour lesquels un fournisseur a des copies, y compris des tests sanguins, des radiographies, des mammographies, des tests génétiques, des biopsies, etc.
- Toute information fournie par un autre médecin qui a été utilisée pour établir un diagnostic et / ou un traitement direct
Si vous recherchez des tests de laboratoire spécifiques ou des dossiers d'admission à l'hôpital, il est souvent préférable de les demander au laboratoire ou à l'hôpital plutôt qu'à votre médecin de soins primaires. Ils sont susceptibles d'être plus complets et peuvent même être conservés plus longtemps qu'un cabinet médical privé.
Enregistrements que votre fournisseur peut refuser
Il existe des enregistrements auxquels l'accès peut vous être refusé. Il s'agit principalement de dossiers de santé mentale pour lesquels les notes du fournisseur peuvent être considérées comme des "impressions" plutôt que comme des diagnostics. Il a été avancé que la divulgation de ces dossiers pourrait nuire à la relation médecin-patient ou être mal interprétée lorsqu'elle est sortie de son contexte.
Cela étant dit, un fournisseur ne peut pas refuser votre demande car cela pourrait blesser vos sentiments. Elle ne peut être refusée que si la divulgation des informations peut vous contraindre à nuire à vous-même ou à autrui. En cas de refus, le refus doit vous être fourni par écrit.
En vertu de la loi, il existe des cas où vos informations médicales peuvent être refusées, bien que ces limitations soient sujettes à une interprétation large. Ceux-ci incluent:
- Notes de psychothérapie; ce sont des notes prises par le médecin et peuvent ne pas être incluses dans votre dossier médical
- Informations qui ont été compilées pour être utilisées dans un procès
Si vous pensez que l'accès à des dossiers médicaux spécifiques vous est injustement refusé, vous pouvez déposer une plainte auprès du Bureau des droits civils (OCR) du ministère de la Santé et des Services sociaux. Vous pouvez faire de même si votre confidentialité médicale a été violée.
Si l'OCR convient que votre plainte est justifiée, il demandera au médecin ou à l'établissement de prendre des mesures correctives ou d'appliquer un règlement si un préjudice réel a été causé. La plainte doit être déposée dans les 180 jours suivant la violation.
La loi interdit également les représailles de la part de l'entité couverte si une plainte est déposée, telle que la résiliation de services ou une augmentation du coût des services.
Que faire si l'accès au dossier médical vous est refuséComment demander vos dossiers médicaux
La plupart des cabinets ou établissements vous demanderont de remplir un formulaire pour demander vos dossiers médicaux. Ce formulaire de demande peut généralement être récupéré au bureau ou envoyé par fax, service postal ou e-mail.
Si le bureau n'a pas de formulaire, vous pouvez écrire une lettre pour faire votre demande. Assurez-vous d'inclure:
- Votre nom
- Numéro de sécurité sociale
- Date de naissance
- Adresse et numéro de téléphone
- Adresse e-mail
- La liste des enregistrements demandés
- Les dates de service
- Option de livraison (fax, courrier, e-mail, en personne)
- Signature
Une fois la demande effectuée, vous devrez peut-être attendre un certain temps avant que les enregistrements ne soient effectivement reçus. Les lois des États varient mais exigent généralement une livraison dans les 30 à 60 jours. Assurez-vous de conserver une copie de la demande originale et contactez le ministère de la Santé de votre État si vous ne parvenez pas à recevoir les documents après plusieurs tentatives.
Coût du service
Sachez que vous devrez peut-être payer le coût de vos dossiers médicaux si vous voulez qu'ils soient livrés sur papier, par télécopieur ou par voie électronique. Bien que le prix puisse varier, il doit être raisonnable.
De plus, vous avez droit aux dossiers même si vous n'avez pas payé le médecin ou l'établissement pour la procédure impliquée. Les dossiers ne peuvent pas être retenus pour non-paiement et vous ne pouvez pas être facturé des frais exorbitants pour compenser le non-paiement des services. Si des sommes sont dues, le médecin ou l'établissement peut poursuivre des voies de recouvrement, telles qu'une action en justice ou un service de recouvrement de créances.
Coûts des copies de vos dossiers médicauxPour un médecin qui n'est plus en pratique
Si votre médecin prend sa retraite ou n'est plus en exercice, tous les dossiers médicaux doivent toujours être conservés conformément à la loi. Cela vaut même si un médecin est décédé ou dissout la pratique sans vente.
En vertu de la loi, les dossiers médicaux doivent être transférés à un autre prestataire de soins de santé qui accepte d'en assumer la responsabilité. Si un prestataire ne peut être trouvé, les dossiers peuvent être archivés auprès d'une entreprise de stockage commerciale réputée.
De même, si votre médecin a quitté le cabinet mais que le cabinet est toujours en activité, vos dossiers doivent être conservés par les autres membres. Si le cabinet a été vendu, le nouveau cabinet sera responsable de la tenue des dossiers et sera responsable en cas de perte ou de mauvaise gestion des dossiers.
La recherche de vos dossiers peut parfois être un défi, en particulier si le bureau d'un médecin a été fermé sans détails de transfert. Dans ce cas, vous pouvez faire plusieurs choses:
- Contactez votre état ou société médicale locale. Beaucoup de ces organisations exigent une inscription annuelle, elles auront probablement les dernières informations de contact.
- Parlez à votre compagnie d'assurance maladie. Si le médecin est toujours un prestataire agréé, votre assureur aura les coordonnées.
- Contactez n'importe quel hôpital où votre médecin a fait le tour. Les hôpitaux exigent que les médecins se soumettent à un processus formel pour obtenir les privilèges hospitaliers. Les départements des ressources humaines auront généralement des détails dans leurs dossiers.
Si tout le reste échoue, vous devrez peut-être reconstituer votre dossier en contactant les différents laboratoires, hôpitaux ou spécialistes que vous avez utilisés. Vos assureurs maladie, passés et présents, peuvent vous fournir les détails de toute réclamation faite en votre nom.
Correction des erreurs
Une fois que vous avez obtenu une copie de vos dossiers médicaux, examinez-les attentivement. Si vous trouvez des erreurs ou des omissions, vous voudrez les faire corriger immédiatement pour vous assurer qu'elles ne compromettent pas vos soins futurs.
La plupart des fournisseurs accepteront de corriger les erreurs factuelles ou de retrouver les rapports qui auraient dû être conservés dans votre dossier.
Cependant, cela ne s'étend pas aux divergences d'opinions pour lesquelles votre médecin a le droit d'exprimer un avis médical. Cela comprend des notes concernant les facteurs contribuant à une maladie (comme l'alcoolisme ou le VIH) que vous préféreriez ne pas avoir dans vos dossiers médicaux. La modification ou l'omission des dossiers ne serait pas seulement problématique sur le plan éthique, elle pourrait également exposer le médecin à des poursuites judiciaires.
Cela étant dit, si vous pensez que le refus d'une correction est injuste ou vous met en danger, déposez une plainte auprès de l'OCR détaillant le différend. Ils peuvent examiner les preuves et décider si la correction est justifiée.
Comment corriger les erreurs dans vos dossiers médicauxUn mot de Verywell
Savoir ce que contient votre dossier médical peut être tout aussi important que de consulter un médecin en premier lieu. Si vous avez accès à votre dossier médical électronique, assurez-vous de le consulter après chaque rendez-vous ou visite de soins. Il vous permet d'apporter des corrections au besoin et de participer plus activement si et quand un traitement médical est nécessaire.