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Lors d'inondations, d'incendies, d'ouragans, de tremblements de terre, d'urgences causées par l'homme, de menaces ou même d'événements planifiés, les hôpitaux doivent réagir d'une manière qui réponde aux besoins des patients, du personnel et des visiteurs. Le système de commandement des incidents hospitaliers (HICS) leur donne un cadre sur lequel construire une réponse rapidement et l'adapter à l'ampleur de la situation. C'est important parce que gérer un incident à grande échelle n'est pas quelque chose que la plupart des infirmières, médecins ou administrateurs font au quotidien.Qu'est-ce que HICS?
HICS est simplement une approche standardisée de la gestion des incidents complexes. Chaque hôpital qui adopte ce processus accepte de suivre des principes communs et d'utiliser une terminologie normalisée en cas d'urgence ou d'événement à grande échelle. Les principes de HICS proviennent du système de commande des incidents (ICS) développé pour gérer les incendies de forêt en Californie dans les années 1970. Les feux de forêt utilisent les ressources de nombreuses organisations différentes, et ces gens n'ont pas tous fait les choses de la même manière. ICS a standardisé la réponse aux incendies, ce qui a rendu tout le monde plus efficace et plus sûr.
Même au sein d'un seul hôpital, chaque service peut faire les choses différemment. Tout comme lors d'un incendie de forêt, HICS permet à l'hôpital de standardiser son approche d'un événement à l'échelle mondiale, même si chaque service fait les choses à sa manière pendant les opérations normales. Dans les services d'incendie, l'adoption de l'ICS a conduit à une grande normalisation de la structure de commandement dans les différents services d'incendie, ce qui commence également à se produire dans l'industrie hospitalière. C'est bon; les gens comprennent mieux les concepts HICS s'ils les utilisent tout le temps.
ICS existe depuis les années 1970. Le HICS est devenu populaire environ 20 ans plus tard, principalement dans les zones familières avec les incendies de forêt et à l'aise avec l'utilisation de l'ICS. Après les attentats du 11 septembre, le gouvernement fédéral a mis en œuvre le système national de gestion des incidents (NIMS), qui intègre ICS. Depuis lors, HICS est devenu beaucoup plus courant à travers le pays et dans le monde.
Les avantages de HICS
HICS comporte cinq éléments principaux qui fonctionnent ensemble et permettent à un hôpital de gérer efficacement un incident:
- Développer une structure de commandement qui élimine la duplication, peut être adaptée pour répondre aux besoins de l'incident et suit une durée de contrôle raisonnable (les incidents plus importants nécessitent plus de chefs)
- Intégrer des personnes de différentes parties de l'hôpital et d'agences extérieures dans la structure de commandement
- Identifier les besoins et établir des objectifs pour résoudre l'incident
- Développer des stratégies pour atteindre les objectifs
- Fournir un soutien et une orientation aux personnes responsables de la réalisation des objectifs (la réponse tactique)
Les meilleures pratiques pour faire fonctionner HICS commencent par la planification. Quelqu'un devrait être nommé comme gestionnaire du programme d'urgence pour planifier et guider le plan d'opérations d'urgence (PUE). Il devrait également y avoir un espace dans l'hôpital dédié à l'utilisation comme centre de commande de l'hôpital (HCC) dans le cas d'un incident nécessitant une réponse HICS. Idéalement, le HCC disposera de plusieurs lignes téléphoniques dédiées et d'une connectivité Internet. Dans une installation moderne, le HCC devrait avoir des redondances pour s'assurer qu'il peut continuer à fonctionner même si l'installation perd de l'électricité.
Plage de contrôle gérable
HICS encourage l'utilisation d'une étendue de contrôle gérable, ce qui signifie qu'aucune personne ne devrait avoir trop de subordonnés directs. Habituellement, la recommandation est de garder les équipes de trois à sept personnes. En d'autres termes, si la tâche peut être accomplie avec cinq personnes, un leader devrait le faire. Si la tâche nécessite 14 personnes, il devrait y avoir au moins deux équipes, chacune avec son propre chef pour diriger le travail.
C'est l'un des principes les plus importants d'ICS et de HICS. Au cours des opérations quotidiennes de presque toutes les entreprises, les dirigeants supervisent souvent des équipes de plus de sept personnes. Cela fonctionne parce que les travailleurs et les membres de l'équipe sont généralement des experts dans les tâches qu'ils exécutent régulièrement. La surveillance dans cette situation est limitée à des circonstances extraordinaires et la plupart des travailleurs sont capables d'accomplir des tâches sans l'intervention d'un chef d'équipe.
Un incident d'urgence ou un événement spécial est différent. Il s'agit d'une situation unique dans laquelle des personnes seront invitées à effectuer des tâches qu'elles ne font habituellement pas. Certaines tâches peuvent être similaires à ce qu'elles font tous les jours, mais elles sont souvent accompagnées de nombreuses questions auxquelles il faut répondre au fur et à mesure de la progression de l'incident. Il est important de ne pas charger les dirigeants d'équipes trop importantes.
HICS aborde l'étendue du contrôle grâce à une structure de commande organisationnelle flexible. Par exemple, si une fuite de gaz médical dans une seule partie de l'hôpital obligeait un service à évacuer jusqu'à ce que la maintenance puisse le désactiver, l'hôpital pourrait activer le HICS avec un commandant d'incident (voir ci-dessous) et quelques membres du personnel de commandement pour diriger le département sur la façon de répondre. Si la fuite augmente au point où plusieurs départements sont en train d'évacuer, maintenant le nombre de chefs augmente à un point tel qu'un commandant d'incident ne peut pas suivre efficacement tout ce qui se passe. Ainsi, le commandant de l'incident peut nommer quelqu'un comme chef des opérations et quelqu'un d'autre comme chef de la logistique. Ces deux personnes sont alors en mesure de diriger leurs propres équipes et de répondre à l'incident, libérant ainsi le commandant de l'incident pour s'occuper d'autres choses telles que la messagerie d'information publique et la notification de la direction supplémentaire de l'hôpital.
Structure de commande HICS
L'un des principes de base du SCI est la chaîne de commandement claire, composée du commandant de l'incident et de quatre sections: opérations, planification, logistique et finances / administration. En fonction de la complexité de l'incident, chaque section HICS peut être divisée en succursales, unités et équipes, dirigées par des directeurs de succursale, des chefs d'unité ou d'équipe. Le titre de «responsable» est réservé aux tâches qui peuvent traverser plusieurs autres divisions, telles qu'un gestionnaire de staging ou un gestionnaire de suivi des patients. Dans l'ICS traditionnel, il existe des subdivisions supplémentaires qui ne sont généralement pas utilisées dans HICS.
L'une des façons dont les dirigeants de HICS sont identifiés est de porter des gilets à code couleur avec leurs titres clairement visibles. Les couleurs associées à chaque section sont incluses ci-dessous.
État-major du commandement des interventions (gilets blancs)
Le commandant de l'incident (IC) est responsable de tout ce qui se passe lorsqu'il est en charge de l'incident. Le CI guidera et soutiendra les quatre chefs de section pour fixer des objectifs et les atteindre. En cas de confusion ou de désaccord, le commandant de l'incident prend la décision finale. Le CI peut avoir du personnel supplémentaire si nécessaire, tel qu'un responsable de l'information publique ou un responsable de la sécurité. La taille du personnel du commandant de l'incident dépend de la taille et de la complexité de l'incident.
Le commandant de l'incident est probablement un administrateur hospitalier de haut rang, tel que le PDG, le chef de l'exploitation, le médecin-chef (CMO) ou le chef des soins infirmiers (CNO). Certains hôpitaux utiliseront le gestionnaire de programme d'urgence, qui sera probablement la personne ayant la meilleure connaissance pratique de HICS. Étant donné que les incidents se produisent à toute heure, de jour comme de nuit, il est également tout à fait raisonnable de supposer qu'un superviseur infirmier ou un administrateur sur appel pourrait avoir besoin de remplir le rôle jusqu'à ce qu'un administrateur de rang supérieur puisse y arriver.
Dans de nombreux cas, plusieurs personnes seront responsables de la réponse globale à un incident (incendies, violences ou catastrophes naturelles, par exemple). Dans ces cas, des représentants de chaque agence responsable de l'incident collaboreront à ce que l'on appelle le commandement unifié. À partir de ce groupe de commandement unifié, quelqu'un sera désigné pour agir en tant que commandant de l'incident.
Personnel de la section des opérations (gilets rouges)
La section des opérations est l'endroit où se fait l'essentiel du travail. Toutes les décisions tactiques pour atteindre les objectifs de l'incident sont prises par le chef de la section des opérations (chef des opérations) qui relève du commandant de l'incident. Ce poste requiert un niveau élevé de connaissances techniques sur les opérations hospitalières et, par conséquent, il sera issu du même groupe de candidats que le commandant de l'incident. Vous vous souvenez de ce superviseur infirmier qui devait être commandant des opérations lorsque l'incident a commencé à 3 heures du matin? Elle est la meilleure personne pour le poste de chef des opérations dès que le PDG se présente pour prendre la relève en tant qu'IC.
La plupart des branches et unités supplémentaires apparaîtront sous dans la section des opérations au fur et à mesure qu'un incident s'agrandit et devient plus complexe. il est vraiment important que le chef des opérations utilise des succursales pour maintenir une durée de contrôle gérable.
- Le directeur de la division des soins médicaux relèvera du chef des opérations et supervisera tous les aspects des soins aux patients. Sous le directeur de la Direction des soins médicaux, il pourrait y avoir un chef d'unité d'hospitalisation, un chef d'unité ambulatoire, un chef d'unité de soins d'urgence, un chef d'unité de santé comportementale, un chef d'unité de soutien clinique et un chef d'unité d'enregistrement des patients.
- Le directeur de la direction des infrastructures est responsable de l'installation. Dans la plupart des hôpitaux, ce serait le personnel d'entretien. Sous le directeur de la branche infrastructure, il pourrait y avoir un chef d'unité d'alimentation / d'éclairage, un chef d'unité d'eau / d'égouts, un chef d'unité CVC, un chef d'unité de bâtiments / terrains ou un chef d'unité de gaz médicaux.
- Le directeur de la branche de la sécurité est assez explicite et pourrait superviser un chef d'unité de contrôle d'accès, un chef d'unité de contrôle des foules, un chef d'unité de contrôle de la circulation, un chef d'unité de recherche et un chef d'unité d'interface des forces de l'ordre.
- Le directeur de la succursale HazMat est responsable de toute décontamination des patients ou de l'établissement et de l'intervention en cas de déversement. Les unités relevant de la branche HazMat comprennent la détection et la surveillance, l'intervention en cas de déversement, la décontamination des victimes et la décontamination des installations / équipements.
- Le directeur de la branche de continuité des activités est celui qui assure le fonctionnement des ordinateurs. Il s'agit généralement d'un poste de direction informatique. La Direction générale de la continuité des activités relèverait de l'Unité des systèmes informatiques et des applications, de l'Unité de la continuité des services et de l'Unité de la gestion des documents.
- Le directeur de la Direction de l'aide aux familles des patients supervise deux rôles essentiels: l'unité des services sociaux et l'unité du regroupement familial. Selon le type d'incident, ces unités seront deux des plus fréquentées. Bien que cela semble être une petite succursale, cela pourrait avoir le plus d'impact sur la perception du public de la façon dont un incident a été géré.
Section de la planification (gilets bleus)
Le chef de la section de la planification relève du commandant de l’incident et est responsable du suivi de l’incident et des ressources. Le chef de la section de planification ne planifie pas réellement, mais est responsable de la rédaction du plan et de la collecte et de la diffusion des informations. Les personnes qui sont capables d'être le chef de la section de planification comprennent toute personne d'en haut, ainsi qu'un directeur des ressources humaines, un superviseur des soins infirmiers ou un directeur des installations.
La Section de la planification est beaucoup plus petite que la Section des opérations avec quatre unités: Ressources, Situation, Documentation et Démobilisation. Pour les petits incidents, le chef de la section de planification pourrait assumer seul toutes les responsabilités de cette section.
Section logistique (gilets jaunes)
Le chef de la section de la logistique rend compte au commandant de l’incident et est chargé d’obtenir toutes les fournitures, le personnel, l’équipement et les autres ressources nécessaires pour faire le travail. Le chef de la logistique peut être le chef des achats de l'hôpital, un directeur des services de soutien, le directeur de l'exploitation, le directeur des installations ou le directeur de l'entrepôt. La Section de la logistique est la deuxième en taille après la Section des opérations. Il existe deux branches:
- La Branche des services veille à ce que tout le monde parle et se nourrit. Le directeur de la direction générale des services supervise le chef de l'unité des communications, le chef de l'unité des services alimentaires et le chef de l'unité de l'équipement TI / SI.
- Le directeur de la division de soutien s'assure que le chef de la section des opérations a tout ce dont elle a besoin. La Direction générale du soutien compte jusqu'à cinq unités: l'offre, le bassin de main-d'œuvre et les titres de compétences, la santé et le bien-être des employés, le transport et les soins à la famille des employés.
Section des finances / administration (gilets verts)
Ce n'est probablement pas un hasard si le personnel de la Section des finances porte des gilets verts. Le chef de la section des finances (peut également être appelé le chef de la section administrative) assure le suivi des coûts et traite les paiements. Si la Section de la logistique demande quelque chose, la Section des finances l'achète (l'achète). La section des finances a à peu près la même taille que la section de la planification et, comme son frère organisationnel, le chef de la section des finances peut agir en solo dans le cas d'incidents plus petits. Les bons candidats pour le poste de directeur des finances sont le directeur financier de l'hôpital (CFO) ou un autre directeur des finances, le directeur des services aux entreprises, le directeur de l'information (CIO), le contrôleur / contrôleur ou le vice-président administratif.